Historique :
La DTD est un standard qui définit l'ensemble des règles et des propriétés que doit suivre un document édité au format XML ou SGML, tout document de ces formats ont besoin d’une DTD pour être crées et gérés. La DTD permet de déterminer et de hiérarchiser les balises d’encodage du texte contenu dans le document. Ainsi, tout utilisateur doit préalablement définir une DTD avant de concevoir un document XML ou SGML. Pour être valide, le document considéré devra respecter les règles spécifiques définies par la DTD. Fort heureusement dans ce domaine, les DTD sont prédéfinies, elles ont été élaborées au regard des standards internationaux de description archivistique. Il s’agit de l’EAD (Description archivistique encodée - Encoded Archival Description) qui intègre les standards de l’ISAD-G et de l’EAC (CPF)(Contexte archivistique encodé (Collectivités, personnes et familles) - Encoded Archival Context Corporates bodies, Persons and Families)) qui intègre les standards de l’ISAAR (CPF) et de l’ICA-ISDF.
Le développement et le suivi de ces DTD sont assurés conjointement par la Bibliothèque du Congrès et la Société des archivistes américains (SAA).
L'EAD (Encoding Archive Description ou en français Description Archivistique Encodée) est un format. L'EAD a été créé en 1993 à l'initiative de la bibliothèque de l'Université Berkeley qui se situe en Californie. Ils se sont inspirés du modèle de la Text Encoding Initiative qui est un format XML. Ainsi, l'EAD est basé sur ce langage. La structure proposée est relativement souple et peut s'adapter à différents types d'instruments de recherche, tels des répertoires, inventaires, états des fonds, voire même des catalogues. L'EAD est utilisé en particulier par les services d’archives, bibliothèques et musées pour décrire des fonds d'archives, des collections de manuscrits et des collections hiérarchisées de documents ou d’objets (photographies, microfilms, pièces de musée).
L’objectif principal était de créer un standard d’encodage des descriptions de documents d'archives qui puisse être interprété par un ordinateur mais d’une part, avec des notices beaucoup plus riches que celles traditionnellement utilisée au format MARC (Machine Readable Cataloging) et d’autre part, avec de meilleures capacité d’interrogation et de recherche.
Les autres objectifs étaient alors :
– de développer un modèle permettant de traiter les instruments de recherche existants, dans leur diversité de forme et de structure.
– de restituer l'organisation hiérarchisée des instruments de recherche (reflet de la structure des fonds décrits) et les relations entre les composants
– de conserver le principe d'héritage des informations entre les niveaux (sauf mention contraire, une information relative à un niveau supérieur s'applique également aux niveaux qui lui sont subordonnés).
En janvier 1996 la Bibliothèque du Congrès s'est engagée à assurer la maintenance informatique et la diffusion de l’information sur la DTD. Développée initialement en SGML, la DTD EAD a été rendue conforme à l’XML afin de permettre une meilleure diffusion sur le web. La version EAD 1.0 a été publiée à la fin d’août 1998 et une seconde version, EAD 2002, en décembre 2002 qui intègre la norme ISAD-G (International Standard Archival Description-General). Cette version n'est pas très différente de la première, mais elle apporte quelques simplifications qui la rendent intéressante.
Elle est depuis quelques années fréquemment utilisée en France, aux Archives nationales ou dans certains services d'archives départementaux. L'EAD est également et de plus en plus utilisé pour produire les instruments de recherche en XML.
Comme l'EAD est basé sur le langage XML, elle est en phase avec les développements informatiques actuels.
Le document XML construit selon le modèle EAD comprend :
• des éléments d'identification et d'informations relatifs à l'instrument de recherche lui-même : contexte de création de l'instrument de recherche, mentions de responsabilité intellectuelle, informations administratives, techniques et de gestion ;
• des éléments d'identification et de description du fonds ou de la collection : identifiant, localisation, producteur et contexte de production, caractéristiques matérielles, contenu et organisation, modalités d'accès ;
• des éléments de description de chacun des composants et sous-composants ;
• des éléments d'informations complémentaires : documents en relation, références bibliographiques ;
• des éléments d'indexation.
Chaque terme a un code correspondant appelé « élément » et ces éléments sont contenus dans des balises (il y en a 146). Il existe un dictionnaire de 266 pages des balises ou « tag library » qui recense tous les termes et les langages associés. Par exemple :
– <chronitem> Élément d'une frise chronologique </chronitem>
– <date> Date </date>
Par exemple :
<date type="inclusive">1937-1992</date>
Ici le type= est un attribut. Des attributs sont associés à la plupart des éléments contenus dans l'EAD. Chaque attribut a un nom qui correspond à une propriété d'un élément. Il a une valeur, selon le contexte dans lequel il apparaît. Afin d’attacher à un élément un ou plusieurs attributs, on doit inclure le nom de chaque attribut à l’intérieur de la balise ouvrante, avec la valeur qu’il doit prendre. Certains attributs sont obligatoires, les autres sont donc facultatifs. Dans le dictionnaire, pour chaque élément, nous avons les attributs qui peuvent y être associés.
Ainsi, "inclusive" est la valeur de l'attribut. Et 1937-1992 est la valeur de la balise <date>.
L’EAD : pour qui et pour quoi faire ?
Ce format est utilisé en particulier par les services d’archives ainsi que par les bibliothèques et certains musées afin de pouvoir décrire des fonds d’archives, des collections de manuscrits ou encore des collections hiérarchisées de documents ou bien d’objets tels que des photographies, des microfilms, des pièces de musées…
L’EAD a souvent été utilisé par les BM ainsi que par les BU avec Calames (le catalogue des archives et des manuscrits des BU françaises et des établissements internationaux). Ce catalogue est vivant et continue de s’enrichir de jour en jour.
Le format EAD a été rendu conforme à l’XML, par conséquent, il permet une meilleure diffusion sur le web. On trouve d’abord l’EAD 1.0 en 1998 et en 2002, l’EAD 2002, beaucoup plus performant.
Il faut noter que la création de ce format résulte d’un grand besoin d’informatisation des inventaires détaillés d’archives et de catalogues de manuscrits, au-delà de la notice descriptive du fonds ou de la collection qui était permise avec le format MARC.
L’EAD permet d’utiliser une profondeur de 12 niveaux hiérarchiques pour la description des fonds et propose donc une interrogation très fine des sources, localement et à distance. Il faut également souligner la dimension collective puisque l’EAD permet d’envisager la mise au point de bases de données collectives. Ce standard permet le traitement rétrospectif des documents et s’étend aujourd’hui au niveau international.
Le domaine des archives est apparu particulièrement actif dans le cadre de l’expérimentation de l’EAD pour la recherche des fonds patrimoniaux car les archives, contrairement aux bibliothèques médiathèques, ne disposaient pas souvent de catalogues informatisés.
Des normes archivistiques à respecter
L’EAD est conçu pour être utilisé avec deux normes essentielles en archivistique :
- L’ISAD(G) (norme générale et internationale de description archivistique) : décrit les documents grâce à des liens hiérarchiques pour que l’information ne soit pas redondante mais efficace.
- L’ISAAR (norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, personnes et familles) : donne une présentation esthétique des notices d’autorité concernant les personnes.
L’EAD définit en tout 146 éléments mais seulement 2 éléments sont obligatoires afin d’arriver à l’obtention d’un document XML valide.
Quels sont les avantages du format ?
Les avantages de ce format sont :
- Le respect des fonds et la richesse de l’information : la hiérarchie permet de passer de l’information générale à la plus particulière : l’information est donc appropriée à chaque niveau et mise en évidence)
- La pérennité et l’interopérabilité : il y a une certaine souplesse car les règles d’utilisation sont peu contraignantes. De plus, la diffusion sur le net s’effectue très facilement.
- Les deux normes ISADG et ISAAR permettent de donner une forme identique à tous les contenus ce qui facilite la communication des informations entre plusieurs utilisateurs. Les contenus sont ainsi échangés, diffusés dans un délai rapide et un document XML est lu universellement.
- La fonction multimédia : des liens hypertextes peuvent être structurés et on peut inclure des sons, images…ce qui est un véritable atout pour les bases de données en ligne.
Conclusion
En guise de conclusion, nous pouvons dire que ce choix de format semble approprié aux collectivités et très pertinent pour les services d’archives et bibliothèques à caractère patrimonial.
Un Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque a même vu le jour grâce au Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche. Ce groupe est composé de professionnels des bibliothèques et donne des recommandations sur l’utilisation du format. Des précisions sur la mise à jour des catalogues collectifs sont également apportées.
Cependant, on cherche toujours à améliorer ce format afin de le rendre encore plus efficace. En effet, depuis août 2010, un groupe international travaille à une révision de l’EAD et ils espèrent publier une nouvelle version pour août 2013.
Sources :
http://www.archivistes-experts.fr/reglementation_pratique_archives.pdf
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